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广州松田职业学院会计档案管理规定(试行)

为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,根据国家有关法规,特制定本规定。

一、财务处和学院档案室为会计档案的使用和管理部门,必须加强对会计档案的管理工作。建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。

二、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:

(一)会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

(二)会计帐簿类:总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿和其他会计帐簿。

(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

三、会计档案应当由财务处按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

四、会计档案由财务处指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务处保管一年,期满之后,应当由财务处编制移交清册,移交学院档案室统一保管。

五、移交学院档案室保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案室应当会同财务处和经办人员共同拆封整理,以分清责任。

六、会计档案不得借出。如有特殊需要,经分管院领导批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续,查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

七、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。

八、会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

九、保管期满的会计档案,除本办法第七点规定的情形外,可以按照以下程序销毁:

(一)由学院档案室会同财务处提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)分管院领导在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时,应当由学院档案室和财务处共同派员监销。

(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告分管院领导。

十、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

十一、办理会计档案交接的手续

(一)财务处应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

(二)交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的部门负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

十二、学院的会计档案不得携带出境。

十三、预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

十四、会计档案保管期限附表:

类别

档案名称

保管期限

备注

会计凭证

原始凭证

记帐凭证

汇总凭证

15

 

会计账簿

总账

15

包括日记总账

明细账与辅助账簿

15

 

日记账

15

现金和银行存款日记账保管25

固定资产卡片

 

固定资产报废清理后保管5

财务报告

月、季度财务报告

15

包括文字分析

年度财务报告(决算)

永久

包括文字分析

其他类

会计移交清册

15

 

会计档案保管清册、会计档案销毁清册

永久

 

银行对帐单、银行余额调节表

5

 

 

 十五、本规定由财务处负责解释。

十六、本规定自印发之日起试行。

                                                                              

                                                                                                             2010年9月14日